Как контролировать закупки в компании?
Правила эффективного управления закупками актуальны для всех организаций независимо от отраслевой принадлежности и формы собственности хозяйствующего субъекта. Система контроля закупок позволяет держать под контролем ключевые показатели в бизнесе.
Контроль закупок – главные принципы
Результативность системы контроля закупок в компании или учреждении зависит от нескольких факторов.
- Главным вопросом в контроле закупок в компании является правильная расстановка приоритетов. Что важнее для компании?
- Что наиболее существенно влияет на итоговый результат? Это может быть низкая цена на приобретаемое у поставщиков сырье, высокое качество товаров, снижение логистических расходов и многие другие моменты.
- Ошибочно считать, что тотальный контроль за всеми операциями способен привести к хорошим результатам. Намного продуктивнее проанализировать производственные процессы компании и сосредоточить свое внимание на ряде ключевых показателей.
- Автоматизация контроля закупок. Внедрение современного цифрового продукта выводит контроль закупок на принципиально новый уровень, в том числе за счет обеспечения обратной связи между подразделениями.
Сотрудники отдела закупок имеют возможность взаимодействия с бухгалтерами, работниками склада, юристами, товароведами и так далее.
На какие ключевые показатели следует обратить внимание
К примеру, магазин торговой сети самостоятельно закупает товары, свободно выбирает поставщика и условия сделки.
Как правило, это небольшие партии товаров и закуп производится практически ежедневно. Эффективность закупок станет видна по складским остаткам неликвидных товаров, поэтому будет правильным контролировать показатели на выходе.
В другом случае, государственное учреждение вынуждено работать в соответствии с федеральными законами № 223-ФЗ и № 44-ФЗ, которые подразумевают составление закупочной документации с обоснованием выбора поставщика, цены и условий поставки, подготовкой проекта договора и так далее.
Зачастую поставщик определяется в ходе конкурсных процедур, а в случае закупок у единственного поставщика также требуется соблюдение установленных правил, например, ограничение по объему.
В этой ситуации актуально контролировать точки входа в процесс, на этапе планирования и выбора поставщиков, чтобы уменьшить риски получения некачественных товаров, работ или услуг.
Настройка системы контроля под нужды компании
Любой приобретаемый продукт имеет усредненную модель процесса и требует доработки под задачи организации и особенности бизнес-процессов.
Такая настройка занимает время, однако полностью оправдывает себя в кратчайшие сроки и повышает общую результативность на всех этапах закупочной деятельности.