Как организовать проведение конференции для компании

Конференция - обязательное мероприятие для многих крупных компаний. На данных мероприятиях участники отрабатывают свои ораторские способности, общаются друг с другом и заводят полезные знакомства. Помимо этого, есть возможность получить новых клиентов и продать свой товар или услугу. Организацией и проведением конференций в Москве занимается компания https://mosevent.ru/uslugi/konferencii/.

Виды конференций

Причины конференции могут быть различными:

• Демонстрация нового продукта.
• Обучение или образовательная тематика.
• Повышение квалификации.
• Обсуждение насущных вопросов.

Чтобы конференция прошла максимально полезно, информативно и продуктивно, желательно обратиться к специалистам в данном вопросе.

Но если по каким-то причинам такой возможности нет, стоит знать базовые пункты, которым следует соответствовать, чтобы все прошло удачно.

Основные этапы организации конференции

Чтобы начать организацию конференции, следует разобраться в теме вопроса досконально. Это необходимо для того чтобы пригласить участников, экспертов и иных лиц, которым данная конференция будет интересна.

Перед ее оформлением стоит выполнить следующие шаги:

• Определиться с тематикой и понять какова целевая аудитория для ее проведения.
• Выбрать правильную локацию и место. Этот фактор будет зависеть от тематики мероприятия и количество приглашенных. Желательно, чтобы место проведения было ближе к центру города, имела удобную парковку и все необходимое техническое оснащение.
• Определиться с датами следует тоже заранее. Здесь важно понимать кто будет в качестве приглашенных. Если это иногородние жители, то стоит учитывать время, которое будет ими потрачено на то, чтобы добраться до вас.
• Заранее стоит рассчитать количество посадочных мест. Рассчитываются приглашенные, плюс партнеры и стоит учитывать, что из этого списка примерно 20-30% не придут, по каким-то причинам.
• Важно прописать план и задачи на каждый блок конференции, назначить ответственных за выполнение этих пунктов. Здесь же стоит оценить траты и возможность закрыть какие-то потребности за счет партнеров и спонсоров.
• Приглашать спикеров стоит значительно заранее, обговаривая все условия.
• Распространить информацию о проведении и тематике конференции всеми возможными способами: реклама в СМИ, наружная реклама и соцсети.
• Заранее продумать наличие фуршета и кофе-брейка. Эта часть тоже важна, потому что на них происходит знакомство присутствующих друг с другом в неформальной обстановке

Организация конференции – ответственный процесс, требующий наличие опыта.

Если проведение планируется впервые, желательно передать этот вопрос профессионалам, а после этого, на основании ее проведения организовывать самостоятельно.